Top 5 cách giúp bạn quản lý hàng tồn kho tối ưu
Quản lý hàng tồn khi là một phần quan trọng của quản lý doanh nghiệp. Bởi nếu việc này không được thực hiện hiệu quả sẽ dễ dàng phát sinh nhiều vấn đề cho chính doanh nghiệp. Bỏ túi 5 cách giúp bạn quản lý hàng tồn kho tối ưu trong bài viết này!
Thế nào là hàng tồn kho?
Hàng tồn kho có thể hiểu đơn giản là những sản phẩm hoặc hàng hóa mà một doanh nghiệp sản xuất ra, mua vào nhưng chưa bán hết. Số hàng này đang được lưu trữ trong kho để bán trong tương lai hoặc phòng khi thiếu hụt. Hàng tồn kho bao gồm tất cả các loại hàng hóa từ sản phẩm hoàn thành đến các thành phần sản xuất và các vật tư.
Hiện nay, hàng tồn kho có thể được phân thành 4 loại sau:
-
- Nguyên liệu thô: nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công tái chế…
-
- Bán thành phẩm: sản phẩm chưa hoàn thiện, đang được nhập kho hay chuyển giao để chế biến tiếp.
-
- Thành phẩm: sản phẩm hoàn chỉnh ở giai đoạn cuối trong quy trình sản xuất.
-
- Nguồn vật tư: vật liệu cần thiết để sản hoàn thiện sản phẩm như bao bì, nhiên liệu…
Quản lý tồn kho là một phần của việc quản lý chuỗi cung ứng với mục đích chính là đảm bảo số lượng sản phẩm để bán tại mọi thời điểm. Quản lý hàng tồn kho là quá trình quản lý các sản phẩm, hàng hóa, vật tư hay nguyên liệu được lưu trữ trong kho của một doanh nghiệp. Mục đích chính của quản lý hàng tồn kho là đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ số lượng hàng hóa cần thiết để phục vụ nhu cầu sản xuất, kinh doanh và tiêu thụ của khách hàng.
Hàng tồn kho có vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Cụ thể:
-
- Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đảm bảo cung cấp hàng hóa cho khách hàng trong trường hợp sản xuất hoặc nhập hàng mới không đủ để phục vụ nhu cầu của khách hàng.
-
- Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tăng khả năng tạo doanh thu bằng cách cung cấp hàng hóa cho khách hàng trong thời gian ngắn nhất khi có nhu cầu.
-
- Tồn kho cũng giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro trong việc cung cấp hàng hóa và giảm thiểu thiệt hại khi xảy ra sự cố trong sản xuất hoặc vận chuyển hàng hóa.
-
- Hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp kiểm soát giá thành sản phẩm, đặc biệt là trong trường hợp sản xuất hàng hóa lớn số lượng.
Vậy quản lý hàng tồn kho thế nào để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty? Cùng đọc tiếp phần 2 – phần cực kỳ quan trọng của bài viết này!
Xem thêm: Nên thành lập công ty hay hộ kinh doanh trong thời đại này?
Luôn theo dõi và đánh giá tình trạng hàng tồn kho
Việc theo dõi và đánh giá tình trạng hàng tồn kho là rất quan trọng vì nó giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý và kiểm soát được số lượng hàng tồn kho của mình một cách hiệu quả. Đây là cách quản lý hàng tồn kho được đánh giá cao bởi những doanh nghiệp thành công.
-
- Khi quản lý hàng tồn kho bằng cách theo dõi, đánh giá tình trạng hàng tồn thường xuyên, chính xác doanh nghiệp sẽ đảm bảo được số lượng hàng. Quản lý hàng tồn kho đảm bảo rằng các sản phẩm và vật tư luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi doanh nghiệp không quản lý được số lượng hàng tồn kho của mình, họ có thể mất khách hàng hoặc bị đòi hỏi phải chi tiêu thêm chi phí để cấp hàng.
- Quản lý hàng tồn kho theo cách này có thể giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh sản xuất. Khi theo dõi tình trạng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể điều chỉnh sản xuất của mình để đáp ứng nhu cầu thực tế của khách hàng. Nếu sản phẩm không được bán hết và chất lượng của sản phẩm giảm sút, doanh nghiệp có thể quyết định giảm sản xuất hoặc thay đổi cách tiếp cận với thị trường.
- Hàng tồn kho là một phần quan trọng của tài sản của doanh nghiệp, do đó, theo dõi và đánh giá tình trạng hàng tồn kho cũng giúp cho doanh nghiệp có thể định giá tài sản của mình chính xác hơn. Do đó, hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp định giá tài sản của mình.
- Theo dõi lượng hàng hóa, tồn kho mỗi ngày, đảm bảo các loại hàng hóa, vật tư ở định mức kho tối thiểu. Đồng thời đánh giá và điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động của từng loại hàng hóa. Việc làm này chắc chắn sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho của mình hiệu quả nhất.
Thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho
Việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên là rất quan trọng trong công tác quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình đếm số lượng và giá trị của các sản phẩm trong kho. Việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên là rất quan trọng vì có thể giúp bạn:
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình đếm số lượng và giá trị của các sản phẩm trong kho. Việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên là rất quan trọng vì có thể giúp bạn:
-
- Điều chỉnh các sai sót trong hệ thống quản lý kho của bạn: Thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho giúp phát hiện các sai sót trong hệ thống quản lý kho của bạn, chẳng hạn như việc nhập sai số liệu hoặc mất hàng không được ghi nhận. Nhờ đó, bạn có thể sửa chữa các sai sót đó và cập nhật lại hệ thống quản lý kho của mình.
- Tối ưu hóa quản lý kho: Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên giúp bạn theo dõi việc nhập xuất hàng hóa của mình, giúp bạn hiểu rõ hơn về lượng hàng tồn kho cũng như giúp bạn tối ưu hóa quản lý kho của mình.
- Kiểm soát tình trạng tồn kho: Bằng cách kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên, bạn có thể đánh giá được tình trạng tồn kho của mình, phát hiện những sản phẩm chậm bán hoặc hết hạn sử dụng và đưa ra các giải pháp xử lý phù hợp.
- Giảm thiểu mất mát, thất thoát: Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên giúp bạn kiểm soát tình trạng hàng tồn kho và phát hiện sớm các vấn đề như mất mát, thất thoát hay trộn lẫn sản phẩm. Điều này giúp bạn giảm thiểu được các rủi ro và chi phí không cần thiết.
Có kế hoạch dự phòng
Hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho là công việc quan trọng cực kỳ trong công tác quản lý doanh nghiệp. Do đó, các chủ doanh nghiệp không thể nào không lên các kế hoạch dự phòng. Kế hoạch dự phòng hàng tồn kho là một phần quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho vì nó giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự liên tục trong hoạt động kinh doanh.
-
- Đảm bảo sự cân bằng giữa cung và cầu: Khi lượng hàng tồn kho của một doanh nghiệp tăng, nó có thể dẫn đến tình trạng quá tải, không gian lưu trữ hạn chế và chi phí lưu kho tăng cao. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không đủ hàng tồn kho, nó sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Kế hoạch dự phòng giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không tạo ra quá tải lưu kho.
- Giảm thiểu rủi ro: Kế hoạch dự phòng cũng giúp giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nó có thể bị mất khách hàng hoặc mất doanh thu. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có quá nhiều hàng tồn kho, nó sẽ phải chịu chi phí lưu trữ lớn và có thể mất giá trị khi hàng tồn kho trở nên lỗi thời hoặc hỏng hóc.
- Đảm bảo sự liên tục trong hoạt động kinh doanh: Kế hoạch dự phòng cũng giúp đảm bảo sự liên tục trong hoạt động kinh doanh. Khi doanh nghiệp có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nó có thể tiếp tục hoạt động một cách bình thường trong trường hợp cung cầu thay đổi hoặc khi xảy ra các sự cố khác.
Tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho
Quy trình quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp không nên quá phức tạp. Bởi vì điều này có thể sẽ gia tăng khả năng gặp rủi ro, vấn đề giữa các khâu trong quy trình. Bên cạnh đó, một quy trình quá phức tạp còn làm hao tốn tiền lực và nhân lực của chính doanh nghiệp đó. Khi tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ nhận được một số lợi ích sau đây:
-
- Tiết kiệm chi phí: Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến việc tồn kho quá nhiều hoặc quá ít, khiến chi phí của doanh nghiệp tăng lên. Nếu quy trình quản lý hàng tồn kho được tối ưu hóa, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí để giảm tồn kho hoặc đạt mức tồn kho tối ưu nhất.
- Tăng năng suất: Tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho có thể giúp tăng năng suất bằng cách cải thiện khâu lập kế hoạch, xử lý đơn hàng, kiểm kê kho, cải thiện tiến trình đóng gói và vận chuyển hàng hóa.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chất lượng hơn cho khách hàng. Với kho hàng đầy đủ và phân bổ hợp lý, doanh nghiệp có thể đáp ứng các đơn đặt hàng nhanh chóng và chính xác.
- Tăng khả năng cạnh tranh: Nếu doanh nghiệp có quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả, nó có thể cạnh tranh tốt hơn với các đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường.
- Cải thiện quy trình vận hành: Tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình vận hành của mình, đồng thời tăng khả năng quản lý và kiểm soát quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý việc nhập và xuất hàng hóa, giảm thiểu lỗi và tăng tính hiệu quả của quy trình.
Đảm bảo an toàn PCCC
Đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy trong quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng vì:
-
- Kho hàng chứa đựng nhiều vật liệu dễ cháy, bao gồm cả hàng hóa và bao bì, nếu không được quản lý và bảo quản đúng cách có thể gây ra cháy nổ. Sự cố cháy nổ không chỉ gây thiệt hại về vật chất mà còn có thể gây thương tích và ảnh hưởng đến tính mạng con người.
- Kho hàng thường có diện tích lớn, nhiều góc khuất, ẩm thấp, khó kiểm soát, điều này làm cho việc phòng cháy chữa cháy trở nên khó khăn hơn. Nếu không đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, việc khống chế hoặc dập tắt ngọn lửa khi xảy ra sự cố sẽ rất khó khăn.
- Nếu không có kế hoạch phòng cháy chữa cháy và các thiết bị cần thiết để kiểm soát sự cố cháy, nhân viên quản lý kho hàng có thể phản ứng chậm trong việc khống chế và xử lý sự cố. Việc phản ứng chậm có thể dẫn đến tình trạng sự cố lan rộng và gây thiệt hại lớn.
Vì vậy, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy trong quản lý hàng tồn kho là rất cần thiết để đảm bảo an toàn cho nhân viên, hàng hóa và tài sản của doanh nghiệp.
Tóm lại, quản lý hàng tồn kho là một trong những vấn đề quan trong trọng trong quản lý doanh nghiệp. Chỉ khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tối ưu, hàng hóa trong doanh nghiệp bạn mới có thể được sắp xếp khoa học, ít xảy ra tình trạng thất thoát tiền bạc hay thua lỗ.
Quản lý tốt hàng tồn khó còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân lực và vật lực, tiết kiệm thời gian, nâng cao lợi nhuận.
Theo dõi Website để biết thêm nhiều kiến thức hay về kế toán tài chính. Nếu bạn muốn được tư vấn về kế toán tài chính, hãy để lại email hoặc số điện thoại ở phần bình luận bên dưới nhé!
Cách báo giá cho khách hàng ấn tượng bạn nên thử
Cách báo giá cho khách hàng ảnh của chúng ta ảnh hưởng rất lớn đến quyết định của họ. Bởi báo giá là bước đầu tiên để chúng ta xây dựng hình ảnh, niềm tin cho mình và doanh nghiệp mình. Bài viết này chắc chắn sẽ giúp bạn có một báo giá ấn tượng.
Tầm quan trọng của cách báo giá cho khách hàng
Báo giá cũng giống như hồ sơ ứng tuyển khi đi tuyển dụng, đó là ấn tượng đầu tiên với nhà tuyển dụng, với đối tác và với khách hàng, đặc biệt hơn nữa là với những người ta chưa bao giờ gặp mặt. Một báo giá dịch vụ cũng giống như bao bì của sản phẩm vậy, mà dịch vụ chỉ thấy được sau khi hoàn thành, thì báo giá là cái để khách hàng có niềm tin về kết quả đầu ra.
Cách báo giá cho khách hàng không chỉ là việc bạn đưa ra cho khách hàng của mình một con số, một mức giá cả mà đó còn là cách mà bạn sử dụng kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng của mình để thuyết phục họ rằng đây chính là một mức giá tốt, một sự lựa chọn tốt dành cho họ ngay lúc này.
Vậy nên cách báo giá cho khách hàng là cực kỳ quan trọng với những ai làm kinh doanh, buôn bán, cung cấp sản phẩm. Một cách báo giá cho khách hàng ấn tượng chắc chắn sẽ giúp bạn đem về cho mình doanh thu ấn tượng. Không chỉ vậy, cách bạn báo giá còn quyết định bạn có giữ chân được khách hàng lâu dài hay không, do đó tuyệt đối không được xem nhẹ công việc này nhé!
Cực kỳ quan trọng: Cảnh Báo! Vay Tín Chấp, Lãi Thấp Mà Không Hề Thấp
Cách báo giá cho khách hàng ấn tượng
Như đã nói, báo giá cho khách hàng là công việc đòi hỏi sự khéo léo, tinh tế, kỹ năng thuyết phục. Do đó, để báo giá cho khách hàng thành công, thuyết phục được họ, chúng ta cần làm việc theo quy trình rõ ràng, có sự chuẩn bị, nghiên cứu từ trước.
Dưới đây là 5 bước trong cách báo giá cho khách hàng mà mình hay áp dụng:
Bước 1: Xác định rõ nhu cầu của khách hàng.
Trao đổi rõ với khách hàng một cách cụ thể để hiểu sản phẩm đầu ra khách hàng cần mình cung cấp là gì? Thời gian hoàn thành trong bao lâu, ngân sách của khách hàng (nếu được), báo cáo có song ngữ hay không?…
Sau khi thu thập đủ thông tin, mình xem xét lại nguồn lực của mình hiện tại có đủ để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng hay không. Nhiều khi bận quá, không kịp giao theo thời gian của khách hàng cần mà nhận thì cũng mất uy tín.
Bước 2: Xác định các chi phí bỏ ra để hoàn thành dự án.
Chi phí thường sẽ gồm nguyên vật liệu, thời gian làm việc, chi phí nhân công, các chi phí khác như đi lại, ăn uống, vé máy bay, khách sạn, điện, nước, internet, văn phòng, khấu hao máy tính, bản quyền phần mềm… để làm dự án.
Trong số các chi phí trên thì giờ công lao động chắc là cái làm các bạn lăn tăn nhất. Nên tính bao nhiêu một giờ? Giả định với kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng hiện tại thì với công việc cố định hàng tháng công ty sẽ trả lương cho mình là bao nhiêu, cộng thêm các khoản phúc lợi khác nữa, thử chia ra thành một giờ làm việc được bao nhiêu tiền nha. (Ví dụ: lương và phúc lợi tổng 1 tháng công ty trả là 22 triệu, 1 tháng làm 22 ngày, nghỉ 8 ngày thứ 7 và chủ nhật thì được 1 triệu/ngày/8 giờ => 125.000đ/giờ). Lấy đơn giá này làm cơ sở để quy ra thành đơn giá giờ công lao động mình sẽ tính cho dự án và nhân với số giờ làm việc ước tính cho dự án.
Tất cả cộng lại ra chi phí mình phải bỏ ra và cộng thêm 1 phần lợi nhuận – giá trị tăng thêm mà bạn mong muốn. Vậy là mình được mức giá thấp nhất để nhận dự án.
Bước 3: Khảo sát giá thị trường.
Mình cũng cần phải tham khảo giá trên thị trường thế nào để không bị “hố” dẫn đến việc không chốt được hợp đồng bằng cách dựa vào kinh nghiệm của mình, tìm trên internet hoặc là sẽ gọi điện trực tiếp đến các công ty cùng lĩnh vực tương đồng để hỏi giá.
Bước 4: điều chỉnh giá đưa ra cho phù hợp.
Có 3 trường hợp xảy ra:
Sẽ quá dễ dàng nếu giá của mình bằng với giá thị trường.
- Nhưng nếu giá của mình thấp hơn thị trường thì cần phải xem xét lại lý do tại sao? Mình có đang phá giá thị trường không? Mình có tính thiếu chi phí không, thiếu giờ công không? Hay là còn phần nào còn thiếu mình chưa làm không? Mình chưa hiểu hết ý khách hàng?
- Nếu giá của mình cao hơn giá trị trường thì đều cũng cần phải tìm nguyên nhân? Có phải do mình làm còn chậm, kỹ năng chưa thành thạo, kiến thức còn yếu nên giờ công mình bỏ ra nhiều quá dẫn đến chi phí xác định ở bước 2 khá cao so với thị trường. Hoặc cách làm của mình chưa tối ưu, gánh quá nhiều chi phí không cần thiết. Nhưng cũng có lý do là sản phẩm/dịch vụ mình đưa ra đặc biệt hơn thị trường, có nhiều giá trị gia tăng hơn, sẽ giúp cho khách hàng có một trải nghiệm tuyệt vời hơn thì đây cũng là điểm để mình tính phí cao so với thị trường.
- Sau khi xem xét lại các nguyên nhân thì bạn sẽ có một mức giá phù hợp sản phẩm dịch vụ mà bạn cung cấp đồng thời cũng có tính cạnh tranh so với giá thị trường.
-
-
- Nhu cầu của khách hàng: Tóm tắt lại các nhu cầu của khách hàng để đảm bảo rằng mình hiểu đúng và đầy đủ các yêu cầu của khách hàng.
- Mục tiêu dự án: sản phẩm/dịch vụ đầu ra mà mình sẽ cung cấp cho khách hàng
- Phương pháp và cách tiếp cận: ví dụ như ngành nghề chuyên môn của mình, định giá thì có nhiều mô hình, nhiều phương pháp để ra được giá, mình cần làm rõ cho khách hàng trước phương pháp mình chọn, hoặc mình sẽ gợi ý vài phương pháp trước. Bên cạnh đó, phương pháp tiệp cận của mình là thu thập hồ sơ, báo cáo tài chính, đi tham quan nhà máy, kiểm kê tài sản, hàng tồn kho… cũng như là phỏng vấn nhân sự ở các phòng ban khác. Mình nói trước để khách hàng sắp xếp hỗ trợ.
- Hồ sơ năng lực: nói về thông tin của nhóm mình, của từng thành viên, kiến thức, chuyên môn, kỹ năng, và các dự án/sản phẩm/dịch vụ đã làm.
- Kế hoạch làm việc: mình dự định sẽ làm như thế nào, khi nào bắt đầu làm, trong bao lâu, khi nào xong phần 1, phần 2, phần 3, khi nào đưa bản nháp, khi nào gửi bản chốt, và cần khách hàng hỗ trợ điều gì. Do đặc thù, mình cần phỏng vấn các nhân sự nên mình cần có một kế hoạch làm việc kỹ để khách hàng của mình sắp xếp công việc của họ mà làm việc với mình.
- Phí dịch vụ, cái này cần nêu rõ, chia chẻ ra phần 1 là bao nhiêu, phần 2, 3 làm bao nhiêu để khách hàng cân nhắc, tránh báo giá 1 số tổng. Nhìn số tổng, họ sẽ choáng váng, mình có thể báo giá nhỏ ra, khách hàng sẽ cân nhắc cái nào làm trước, cái nào làm sau phù hợp với điều kiện của họ.
- Phụ lục (nếu có) bạn có thể gửi thêm một số hồ sơ, biểu mẫu, quy chuẩn… để khách hàng tham khảo.
-
Vậy là chúng ta đã có một bản báo giá hoàn chỉnh, ấn tượng với khách hàng về sự chỉn chu, chi tiết, chu toàn rồi. Hi vọng chia sẻ với các bạn một vài mẹo nhỏ để các bạn có thể có được nhiều hợp đồng hơn.
Theo dõi Website để biết thêm nhiều kiến thức hay về kế toán tài chính. Nếu bạn muốn được tư vấn về kế toán tài chính, hãy để lại email hoặc số điện thoại ở phần bình luận bên dưới nhé!
