Từ A đến Z về chữ ký số. Tại sao cần sử dụng?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được nhiều cá nhân, doanh nghiệp quan tâm nhiều trong những năm trở lại đây. Vậy đó là gì? Dùng ở đâu? Tại sao dùng? Nếu bạn không muốn mình “lạc hậu”, tuyệt đối không nên bỏ qua bài viết này. 

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số hay còn gọi là Token là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Hiểu một cách đơn giản hơn, chữ ký số chính là một dạng chữ ký điện tử, được xem như là một con dấu “online” của doanh nghiệp để đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ. Điều này giúp xác định rõ quyền sở hữu cũng như đảm bảo tính chất cam kết của các bên khi tham gia giao dịch. 

Tại Việt Nam, tính pháp lý của chữ ký này đã được Luật Giao dịch Điện tử ban hành và quy định tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007. Theo đó, khi thực hiện các giao dịch điện tử, chủ giao dịch cần phải có chữ ký số do các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký cung cấp theo quy định.

Công dụng của chữ ký số

Chữ ký số được doanh nghiệp sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử… các doanh nghiệp còn có thể sử dụng để ký kết hợp đồng với các đối tác thông qua nền tảng trực tuyến. Chữ ký số có thể đảm bảo được tính pháp lý trong các giao dịch trực tuyến. Vì sử dụng công nghệ cao kèm theo độ bảo mật thông tin tuyệt đối cho người sử dụng nên loại chữ ký này có thể xác nhận về tính pháp lý cho các tài liệu điện tử.

Khi sở hữu, doanh nghiệp không còn phải in ấn và quản lý tài liệu giấy. Tổ chức/doanh nghiệp có thể điện tử hóa việc ký và lưu trữ các chứng từ, tài liệu như hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị…

Nên sử dụng chữ ký số vì như đã nói loại chữ ký này đảm bảo tính an toàn, độ chính xác và tính bào mật, toàn vẹn dữ liệu. Khi dùng chữ ký này, doanh nghiệp hay cá nhân có thể loại bỏ hoàn toàn trường hợp chống chế, chối bỏ trách nhiệm trên những nội dung mà mình hay người khác đã ký. Qua đó, có thể giúp bạn yên tâm hơn khi làm việc. 

Chữ ký số sẽ giúp cho cá nhân, tổ chức, Nhà nước trao đổi dữ liệu một cách nhanh chóng, đây là giải pháp an toàn để đảm bảo tính an toàn, pháp lý, tiết kiệm thời gian và nhiều loại chi phí. 

Tại sao cần có chữ ký số?

Vì những công dụng như trên, nên ngay khi thành lập doanh nghiệp, chúng ta cần mua chữ ký số. Bởi đây chính là lúc doanh nghiệp cần hoàn tất các thủ tục vô cùng quan trọng. Và về lâu về dài sẽ còn sử dụng để nộp báo cáo các quý, tháng, kê khai bảo hiểm…

Nó có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký thành lập doanh nghiệp, bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi con dấu, thay đổi người đại diện pháp luật, kê khai và nộp thuế điện tử, kê khai và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp,… mà không cần phải trực tiếp đến cơ quan nhà nước. Điều này vô cùng thuận lợi trong thời thế hiện nay.

Khi sở hữu, doanh nghiệp không còn phải in ấn và quản lý tài liệu giấy. Tổ chức/doanh nghiệp có thể điện tử hóa việc ký và lưu trữ các chứng từ, tài liệu như hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị…

Nên sử dụng chữ ký số vì như đã nói loại chữ ký này đảm bảo tính an toàn, độ chính xác và tính bào mật, toàn vẹn dữ liệu. Khi dùng chữ ký này, doanh nghiệp hay cá nhân có thể loại bỏ hoàn toàn trường hợp chống chế, chối bỏ trách nhiệm trên những nội dung mà mình hay người khác đã ký. Qua đó, có thể giúp bạn yên tâm hơn khi làm việc.

Các thông tin của doanh nghiệp được mã hóa trong chữ ký số

• Tên cùa Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty…
• Số hiệu của chứng thư số (seri)
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số
• Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số
• Các thư hạn chế về mực đích, phạm vi sử dụng của chứng số
• Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông 

Một số lưu ý khi mua

Trước khi mua chữ ký số, cá nhân/doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý những điều này để đảm bảo quá trình mua và sử dụng diễn ra suôn sẻ. 

Xác định rõ mục đích sử dụng của chính mình và doanh nghiệp mình. Mua đúng loại chữ ký số. Ngoài những công dụng chung, trên thị trường ngày nay cũng có khá nhiều những loại chữ ký số sở hữu thêm nhiều công năng khác phù hợp với nhiều người dùng khác nhau. 

Kiểm tra chính xác thông tin trước khi ra quyết định mua. Chọn mua chữ ký số phù hợp với ngân sách của cá nhân, doanh nghiệp. Chi phí cho dịch vụ chữ ký số trên thị trường rất đa dạng vậy nên bạn hoàn toàn có thể lựa chọn loại chữ ký phù hợp với mình. 

Đảm bảo các điều kiện, thủ tục cần để mua chữ ký số. Cần chuẩn bị đầy đủ về cơ sở vật chất, tìm hiểu trước các sự cố và các giấy tờ để hoàn tất thủ tục (bản sao có công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh/hoạt động của doanh nghiệp; bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện; bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế hợp pháp) và đừng quên chuẩn bị lệ phí. 

Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký đảm bảo pháp lý. 

Cần tìm hiểu khách quan về các nơi mua bán, cung cấp chữ ký số uy tín. Ngoài ra, cần xác định đúng loại phù hợp để tránh những khó khăn, hao tổn về sau. 

Trên đây là những thông tin vô cùng quan trọng về chữ ký số. Nếu bạn đang có ý định thành lập doanh nghiệp hay đã có doanh nghiệp nhưng chưa mua chữ ký số, đọc kỹ bài viết này một lần nữa để kịp thời nắm bắt thông tin bạn nhé!

Theo dõi Website của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin hay về Kế toán. Để lại số điện thoại hoặc email dưới phần bình luận để chúng tôi gửi đến bạn những tin tức mới nhất!